Extração e Análise Interativa de Dados

 

Sistemas, Banco de Dados e Relatórios. Todos os processos informatizados possuem esses três elementos, e parabéns para o analista que consegue atender todas as necessidades de informação. Cada Departamento de uma Empresa possui necessidades específicas. Também há variações quanto a natureza Operacional, Gerencial e Auditoria. As necessidades também mudam com o tempo. Tudo Isso gera um gama superior de relatórios e, conseqüentemente, elevado custo para atendimento. Isto posto, por que não dar condições para que os próprios usuários desenvolvam seus relatórios?

 

Há softwares no mercado que propõem exatamente essa possibilidade. Dentre os pré-requisitos, deve haver interface amigável, facilidades para importação de arquivos, recursos de macro, modelos previamente elaborados e integração com outras tecnologias. Abaixo discorremos sobre cada uma das funcionalidades.

 

Interface amigável permite executar programas através de recursos click, arrastar e soltar de mouse, atalhos de menu e barras de ferramentas. O usuário conhece suas necessidades de negócio, mas não necessariamente a linguagem de programação utilizada pelo software. Não fossem essas facilidades, retomaríamos o problema anterior que faz necessário o acompanhamento de um analista de sistemas.

 

Sobre os arquivos base para o conhecimento, os mesmos podem estar nos formatos mais variados possíveis, sendo os mais comuns txt, planilhas eletrônicas, spoll de relatórios e banco de dados corporativos. Sendo assim, é uma funcionalidade essencial para a ferramenta ler qualquer tipo de arquivo, e também de forma amigável sem que digitem comandos técnicos mais rebuscados. Deve haver facilidades para importação de arquivos, independente de tamanho, esrutura de dados ou local da rede em que está gravado.

 

Para explicação dos recursos de macro, tomemos como exemplo um cenário bastante comum onde diariamente os usuários fazem "manualmente" uma série de procedimentos automatizáveis. Importam arquivos txt para o Excel, eliminam os dados desnecessários e padronizam segundo necessidades específicas. É uma seqüência de atividades repetitivas, que demanda tempo e aumenta o custo operacional. Usando uma macro, as mesmas atividades poderão ser feitas de forma muito mais rápida e confiável, e com a mínima interferência humana. A macro permite transferir para o usuário somente as atividades que efetivamente dependem de análise e interpretação. O software faz as tarefas repetitivas.

 

Ainda dentro do processo de geração de relatórios, há situações bastante comuns dentro de um trabalho de auditoria e controladoria. Citam-se como exemplos facilidades para comparação de dois arquivos, unificação de bases de dados provenientes de origens distintas, identificação de quebras de seqüência, chaves duplicadas e filtros. Tudo que mencionamos, e outros mais, são modelos previamente elaborados que devem acompanhar a ferramenta. Bastando ao usuário acionar o botão correspondente com o recurso click do mouse.

 

Integrar com outras tecnologias significa dar condições para que o usuário compartilhe os resultados com outros aplicativos eventualmente já utilizados pela sua Empresa. Vamos citar mais um exemplo. Eletronicamente, e sem intervenção humana, cinco dias antes da liquidação da folha de pagamento, o software deverá ler os arquivos espelho da Folha contendo dados cadastrais, proventos, descontos e valor base de cálculo. Processa as informações, apura eventuais irregularidades e transfere as exceções para uma tabela dinâmica do Excel. Havendo incoerências, o software deverá enviar e-mail para o responsável. Qual a idéia? Entregar para o executivo poucas informações, mas aquelas essenciais para seu trabalho.

 

Ferramentas dessa natureza, comumente chamadas de Extração e Análise Interativa de Dados, atendem os mais variados seguimentos do mercado. Podem ser usadas para Auditoria, Controladoria, Financeiro, Tecnologia e todos os demais cuja matéria-prima de análise é banco de dados eletrônico.

 

Por Walid Aly