Relatórios Dinâmicos para Auditoria

 

Em Sistemas de Informações temos Pessoas, Softwares, Processos e Banco de Dados. Tenho certa afinidade com o terceiro. Não estou me referindo a uma tecnologia específica, e sim ao conjunto de informações que uma Empresa possui mas nem sempre utiliza de forma interessante. Para quais finalidades? Todas possíveis e imagináveis. Podemos usar Banco de Dados para os cadastros básicos (módulos essenciais de um ERP, por exemplo), para auxílio na tomada de decisão gerencial e também Auditoria.

 

Em Auditoria elaboramos modelos relativamente simples mas interessantes. Fato: As informações financeiras de uma Empresa estão distribuídas em várias tabelas do Banco de Dados, o que visa atender a preceitos de otimização de espaço em disco (modelo entidade relacionamento). Há tabelas específicas para cadastros de clientes, fornecedores, compras, vendas, pagamentos, recebimentos, dentre outros. Se a idéia é gerar um relatório pontual, basta ao programador identificar quais as tabelas necessárias, aplicar os filtros e demais processamentos, formatar e disponibilizar este recurso através de uma nova opção do menu do sistema (relatório xyz do Auditor). Entretanto, para as necessidades da Auditoria, essa solução não é o melhor dos mundos. Devemos ter facilidades para geração de relatórios, o que é diferente de ter acesso a relatórios "prontos"!

 

Como fazer isso? A princípio fazemos a desnormalização dos dados, o que consiste em consolidar numa única tabela (de Auditoria) informações financeiras e cadastrais. Mapeamos o Banco de Dados e apuramos as informações plausíveis de análise. Fazemos também alguns ajustes visando melhor desempenho e confidencialidade da informação. Acessamos Código do Cliente ao invés do nome ou CPF. Essa tabela desnormalizada contém, dentre outros, código do cliente ou fornecedor, mês da transação, natureza do valor, se débito ou crédito, conta contábil a que está associada e valor. Poderá estar num Banco de Dados corporativo ou planilhas eletrônicas ou ainda arquivos texto exportados exclusivamente para tal finalidade.

 

Usando recursos de planilhas eletrônicas fazemos então a importação dos dados, mas acionando a opção tabela dinâmica. Essa opção permite trabalhar com volume superior de registros, até porque o resultado não será apresentado de forma analítica registro a registro. Versões mais recentes de planilhas estão limitadas a 1.048 milhões de registros, quantidade esta que poderá não atender as nossas necessidades. A partir de então, podemos montar um gráfico de barras que compare valores recebidos mensalmente com valores pagos. Verificando variações em determinado mês, apuramos então as contas contábeis correspondentes àquela competência e ordenamos por valor descendente. Os casos mais "interessantes" serão então listados analiticamente em nova planilha para que sejam feitos exames complementares. Fato: A não ser pelo caminho de sucessivas análises, conforme roteiro descrito, não seria possível identificar que determinada conta em determinado mês teve um lançamento duvidoso.

 

Este mesmo modelo dará condições para uma variedade muito maior de relatórios. Totais de vendas por trimestre, índice de inadimplência, comparativos por regiões geográficas, dentre outros. Todos os recursos são feitos com simples operações de arrastar e soltar do mouse nas tabelas dinâmicas. Tendo sido montado um modelo "interessante", então salvamos a planilha para momentos posteriores. O Banco de Dados é dinâmico. Diariamente atualizam saldos contábeis e entram novas informações financeiras. A planilha da Auditoria poderá então ser facilmente atualizada através do recurso botão direito do mouse e click em atualizar.

 

Avaliamos se um modelo é funcional pela freqüência com que usamos. Não só usamos em todos os trabalhos de Auditoria, como também a empresa acaba por vezes adotando a prática para outras necessidades de relatórios.

 

Por Walid Aly